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Abrir TXT no Access: 3 métodos diferentes
Quando trabalhamos com bases de dados extraídas de uma plataforma corporativa nos deparamos frequentemente com arquivos no formato TXT. O arquivo de texto, como costumamos chamá-lo, é na minha opinião, o melhor formato para extrairmos dados de uma base corporativa. Se você puder escolher o formato de exportação de sua base, prefira sempre por este pois ele produz menos erros de importação do que a planilha Excel e o formato CSV. Mas o porquê das diferenças veremos em um outro momento com mais calma. E se você já aprendeu como abrir Excel no Access vai notar muita similaridade com os métodos que veremos agora. Essa é uma característica da Microsoft: tornar o mais intuitivo possível qualquer procedimento em suas aplicações.
Criar uma tabela vinculada no Access
É a minha forma preferida de abrir TXT no Access quando preciso trabalhar com bases atualizadas diariamente, cujo formato original permanece o mesmo: nome de colunas iguais, formato de dados, entre outros.
Recomendo deixar todos os arquivos de origem em uma pasta específica; isso facilita muito a manutenção e a operação diária. Costumo deixar em uma subpasta, chamada de “OD” (origem de dados), onde ficar o banco de dados Access assim como na Figura 1.
Crie seu banco de dados se ainda não o fez: na pasta principal, selecione com o botão direito do mouse a opção “Novo”, seguida de “Microsoft Access Database” (Figura 2); renomei-o conforme seu projeto. Aqui utilizarei o nome de “ModeloAccess”; note que evito caracteres especiais tais como espaço, acentos, entre outros; apesar de serem permitidos, prefiro evitar para facilitar meu trabalho em etapas futuras de automação quando forem necessárias.
Habilite o conteúdo, caso seja solicitado (Figura 3).
Abra seu banco de dados e selecione as opções: Dados Externos \ Nova Fonte de Dados \ Do Arquivo \ Arquivo de Texto, conforme Figura 4.
Selecione a opção “Vincular à fonte de dados criando uma tabela vinculada” e indique o endereço do arquivo de texto que será utilizado (Figura 5); clique em “OK”.
Na Figura 6, vemos como definir o delimitador de campos do arquivo de texto, que consiste em identificar qual foi o utilizado por quem criou o arquivo. O método mais utilizado é o “Delimitado”, onde se utiliza um caractere específico para indicar a separação dos campos. A outra opção, de “Largura fixa”, só costuma ser usado em bases de dados onde todos os registros (linhas) de um campo (colunas) têm o mesmo número de caracteres. Aqui utilizaremos a primeira opção: “Delimitado”. Clique em “Avançar”.
Bases de dados no formato de arquivo de texto costumam vir com o título das colunas na primeira linha do arquivo. Por isso, como na Figura 7, marque a opção “Primeira linha contém nomes de campo”. Identifique o caractere delimitador de campos; os mais utilizados são a tabulação, ponto-e-vírgula, vírgula e espaço; teste qual alinha corretamente os campos. Identifique também se foi utilizado um qualificador de texto, como aspas ou aspas duplas; o mais comum é não utilizar nenhum qualificador de texto. Clique em “Avançar”.
E é neste ponto em que começam a surgir os principais erros: por exemplo, se foi definido na criação do arquivo de texto que o delimitador de campo seria um ponto-e-vírgula, este caractere não pode ter sido escrito em nenhum campo de todos os registros. Se foi escrito, o caractere será interpretado como início de um novo campo, corrompendo a leitura correta deste registro. No arquivo exemplo utilizei o delimitador “Tabulação”, que é o mais utilizado em bases de dados contendo campos no formato “Texto”, como logradouros, números decimais, textos livres, entre outros.
O motivo pelo qual considero o arquivo de texto a melhor opção para extrairmos dados de uma base corporativa pode ser visto na Figura 8: definir o tipo de dados de cada campo. Podemos também ignorar a leitura de alguns campos, mas recomendo não ignorar nenhum deles pois utilizaremos métodos mais apropriados para isso (e nunca se sabe quando precisaremos de um deles e ter de repetir todo o processo de vinculação). Também sigo como regra pessoal de vincular todos os campos no formato “Texto Curto”, para evitar erros comuns de importação, e tratá-los após a vinculação. A menos que eu já tenha algo em mente para o meu projeto. Clique em “Avançar”.
Defina o nome de sua tabela vinculada no Access; utilizarei o nome de “VinModeloTXT”; aqui também evito caracteres especiais pelos mesmos motivos da Figura 2 citados anteriormente; também recomendo sempre utilizar o prefixo “Vin” no início de todas as tabelas vinculadas para facilitar a manutenção e nas etapas de automação, quando forem necessárias; por fim, clique em “Concluir” (Figura 9).
Pronto, agora você já pode utilizar arquivo de texto direto no Access. E quando tiver uma atualização desta base de dados, recebida via e-mail, portal ou outro meio de transmissão, bastará substituir o arquivo de texto anterior pelo novo: o Access estará sempre vinculado ao arquivo de texto com o nome e endereço originais.
Observe, ao abrir a tabela vinculada no Access (Figura 10), que utilizei como exemplo arquivo de texto de 55 MB e com 100.000 linhas que extraí a partir de dados totalmente fictícios do site Fake Name Generator. Qualquer semelhança com a realidade é mera coincidência.
Importar dados para uma nova tabela no Access
Utilizo pouco este método para abrir TXT no Access por ter, para mim, aplicação muito específica: criar uma tabela armazenada no próprio Access a partir de um arquivo de texto.
Siga os passos de 1 a 4 do método anterior (Figuras 1 a 4).
Conforme a Figura 11, selecione a opção “Importar os dados de origem para uma nova tabela do banco de dados atual”; indique a planilha de origem e clique em “OK”.
Siga os passos de 6 a 8 do método anterior (Figuras 6 a 8).
Defina se algum campo será a chave primária (Figura 12); ou seja, qual campo será o índice principal de sua tabela. Neste ponto, eu prefiro sempre escolher “Sem Chave Primária” e defini-la posteriormente após tratar os erros de importação que possam surgir.
Defina o nome de sua tabela importada do arquivo de texto; utilizarei o nome de “CadModeloTXT”; aqui também evito caracteres especiais como explicado anteriormente; também recomendo sempre utilizar o prefixo “Cad” no início de todas as tabelas importadas para facilitar a manutenção e nas etapas de automação, quando forem necessárias; a seguir, clique em “Concluir” (Figura 13).
Por fim, há a opção de salvar as etapas de importação (Figura 14) para se evitar retrabalho caso prefira atualizar sua tabela importada repetindo o processo de importação, onde o Access substituirá a tabela anterior pela nova. Caso opte por esse método, sugiro substituir o prefixo “Cad” pelo “Imp” também como padrão para favorecer manutenções e automações futuras; clique em “Salvar Importação”, ou desmarque esta opção, e finalize a tarefa.
Acrescentar registros a uma tabela no Access
Não utilizo este método para abrir TXT no Access pois prefiro tratar os erros comuns de incompatibilidade de dados por outros meios. Mas é bom conhecê-lo para qualquer aplicação particular que venha a surgir no dia a dia.
Siga os passos de 1 a 4 do primeiro método (Figuras 1 a 4).
Conforme a Figura 15, selecione a opção “Acrescentar uma cópia dos registros à tabela”; indique o arquivo de origem, a tabela de destino e clique em “OK”.
Siga os passos 6 e 7 do primeiro método (Figuras 6 e 7).
O Access reconhece o título das colunas de seu arquivo de texto que correspondem aos campos de sua tabela Access; somente os dados compatíveis serão acrescentados; clique em “Avançar”.
Verifique se está acrescentando os registros na tabela correta e clique em “Concluir”, conforme Figura 16.
Finalizando, temos a mesma oportunidade de salvar as etapas desta importação para serem utilizadas novamente assim como explicado no método anterior (Figura 14); clique em “Salvar Importação”, ou desmarque esta opção, e finalize a tarefa.
Prós e Contras
Quem trabalha com o arquivo de texto e o Access sabe que não há um método “correto” e outro “errado” de abrir TXT no Access, apenas maneiras diferentes de se chegar no mesmo resultado. Eu prefiro o método de vincular tabelas por preferir tratar erros de importação a partir de Consultas Ação, onde posso criar tabelas, acrescentar, editar ou até mesmo excluir registros nestas tabelas.
Padronizei meu trabalho desta forma e vou mostrar detalhadamente como faço. Os métodos de Importação e Acréscimo são mais rápidos, porém, menos maleáveis quando surgem erros de importação. Tudo vai depender do tamanho de seu arquivo de texto e de como os dados estão armazenados nele.
