O QUE É O MICROSOFT ACCESS?

Um aplicativo capaz de processar e automatizar rotinas de atualização de bases de dados para dashboards gerenciais com uma velocidade 10 vezes maior do que o Excel: esse é o Microsoft Access. O banco de dados nativo do pacote Microsoft 365.

Com capacidade de armazenamento de até 4 milhões de registros e 256 campos por tabela, além de inúmeras tabelas em um único banco de dados de até 2 GB cada, o Microsoft Access é perfeito para aplicações em equipes de escritório de até 20 pessoas. Pois também é totalmente integrado aos demais aplicativos do pacote Microsoft 365; seja com o Excel, PowerPoint, Outlook, Word, entre outros.

Ele também permite vincular tabelas que estejam fora de seu banco de dados, como se fossem atalhos, mesmo estando em aplicativos diferentes. Por exemplo, permite vincular tabelas que estejam no Excel, em arquivos TXT, arquivos CSV, documentos HTML, arquivos XML, Listas do Sharepoint, arquivos do DBase, bancos de dados do SQL Server, bancos de dados do Azure, entre outros. Além de vincular, você pode também importar essas tabelas externas inteiras para suas tabelas internas, ou acrescentar qualquer parte dos dados, se preferir. Outro recurso muito importante é oção de relacionar tabelas, tanto internas quanto externas, a partir de campos comuns entre elas, permitindo maior poder de consolidação desses dados ao unir várias tabelas distintas como se fossem uma só.

PARA QUE SERVE?

Criação de aplicações front-end e back-end locais

Aproveitando os recursos de relacionamento de tabelas vinculadas em bancos de dados diferentes, o Microsoft Access é bastante utilizado para construir aplicações em que os formulários de acesso aos dados ficam em um arquivo e as tabelas de dados ficam em outro arquivo. Agilizando a transferência de dados entre computadores, ao transferir somente os dados essenciais; e até mesmo facililtando a manutenção do sistema, ao separar os objetos em arquivos distintos.

Como banco de dados para outros aplicativos, tais como Excel e Power Bi

O poder de processamento e armazenamento de dados do Microsoft Access pode e deve ser aproveitado por outras aplicações, como o Excel e o Power Bi, para deixar o trabalho pesado com os dados no aplicativo próprio para isso. O Microsoft Access pode ler os dados em diferentes formatos (Excel, TXT, entre outros), processá-los e enviar somente os dados essenciais para dashboards em Excel, Power Bi, ou mesmo em Python. Deixando-os muito mais leves e rápidos.

Por exemplo, dashboards em Excel de 100 MB podem ser reduzidos para 1 MB transferindo suas bases de dados para o Microsoft Access. Seus dashboards que não cabiam mais como anexos em e-mails corporativos podem voltar a ser enviados normalmente, e com muita folga.

Compartilhar tabelas como Listas do Sharepoint para envio de dados via web

Você não precisa mais enviar suas bases de dados por e-mail e nem mesmo em uma pasta compartilhada na rede se você tem disponível o recurso de Listas do Sharepoint na empresa em que trabalha. Assim você reduzirá o risco de cópias indevidas de suas bases de dados, desafoga o servidor de e-mails e o servidor de rede de sua empresa.

E muito melhor do que essas vantagens citadas: suas bases de dados estarão atualizadas em tempo real com os seus colegas de trabalho. Esse recurso é perfeito para equipes de até 20 pessoas. Basta criar Listas do Sharepoint e conectá-las à suas bases de dados no Microsoft Access.

Envio automático de relatórios gerenciais por e-mail 

O Microsoft Outlook é totalmente integrado ao Microsoft Access através do VBA (Visual Basic for Application), que é a linguagem de programação nativa em todo o pacote Microsoft 365. O que nos permite ler, tratar e até mesmo enviar e-mails a partir do Microsoft Access.

Com esse recurso podemos automatizar o envio de relatórios gerenciais por e-mail. Por exemplo, processar os dados no Access, conectar esses dados em um dashboard em Excel e enviar esse dashboard atualizado via Outlook a partir do próprio Microsoft Access. Inclusive, cada gestor pode receber um e-mail personalizado, com título, corpo e anexos diferentes; até mesmo disparado um e-mail automático para metas alcançadas e outro e-mail diferente para quando não alcançar as metas.

Automatizar rotinas de atualização e tratamento de dados

Quem trabalha como analista de dados gerenciais sabe o sufoco que é consolidar dados oriundos de diferentes bases de dados corporativas (muitas vezes em formatos diferentes, tais como Excel, TXT, entre outros) e consolidar tudo em dasboards corporativos.

O Microsoft Access transforma facilmente 3 horas de trabalho repetitivo enfadonho para menos de 30 minutos de trabalho automatizado. Sim, não tenha a menor dúvida disso: o Access reduz facilmente o tempo de processamento necessário na atualização de bases de dados e de dashboards. E posso afirmar: todo trabalho repetitivo manual pode ser automatizado.

PARA QUE NÃO SERVE?

Criação de Formulário Web

Já houve nos primórdios do nosso velhinho Microsoft Access recursos para a criação e publicação de formulários web. Mas estes cairam em desuso e foram retirados do aplicativo à medida que novas soluções foram desenvolvidas; inclusive, pela própria Microsoft.

Como Banco de Dados para Aplicações com Acesso Simultâneo Acima de 20 Usuários

Ainda que sua construção original tenha sido projetada para até 200 usuários simultâneos acessando bancos de dados em Access, é comum erros de conexão e gravação de dados nesse volume de usuários simultâneos. Costuma trabalhar bem com equipes de escritório de até 20 pessoas.

Envio de E-Mail Marketing

O problema não está no envio dos e-mails, até por que o Microsoft Access enviará seus e-mails marketing. Mas quero alertar a quem trabalha como autônomo, ou Micro Empreendedor Individual (MEI), e está iniciando sua jornada no marketing digital, de que seus e-mails publicitários precisam ser enviados somente a quem está esperando por eles. Cuide para a sua marca não ser tratada como SPAM (e-mail indesejável). E já existem soluções prontas no mercado digital para te ajudar nesse início; inclusive, com planos gratuitos.

Automatizar Rotinas Sem Um Padrão Estabelecido (Repetição)

Todo trabalho repetitivo pode ser automatizado. E deve ser automatizado. Mas essa repetição precisa ter um padrão. Por isso precisamos estabelecer um padrão de repetição antes de automatizar.

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A seguir você encontra a videoaula que está disponível no YouTube com esse mesmo conteúdo para melhor assimilação dos tópicos abordados. Bom estudo.